Maschinen- oder Archivkarten werden von den Herstellerfirmen zur Dokumentation geführt und aufbewahrt und geben Auskunft über Reparaturen und Wartungen, die Klischees u.a.m. eines Absenderfreistempels. All dies wird auf einer Archivkarte eingetragen, ebenso werden neue Klischees aufgeklebt. 
Damit lässt sich mit einer solchen Archivkarte sowohl Postgeschichtliches (technische Details des AFS, Gebührenstufen u.ä.) als auch Thematisches (zur wechselhaften Geschichte des Nutzers) erzählen. Ist die Archivkarte des HSV, begonnen im Jahr 1950, noch sehr übersichtlich, so schreibt man mit der Archivkarte des DFB, eröffnet am 30. Oktober 1933, Fußballgeschichte bis zum Ende des II. Weltkriegs. (Aus dem Sonderheft 2016 / Beiträge von Peter H. Thoennessen und Wolfgang Ellinger)
Alle diese Archivkarten sind Unikate.
